Több kereskedelmi lánc használja már éles üzemben az EDI alapú elektronikus számlázást:

a TESCO, a METRO, a SPAR, AUCHAN, Baumax és rövidesen a DM is csatlakozik  ehhez a komoly megtakarításokat biztosítani tudó kezdeményezéshez.

A gyártó cégek közül is több prominens van már aki éles üzemben bocsátja ki elektronikus számláit

Mostanáig a 40 céget is meghaladja az éles üzemre váltó cégek száma az FMCG üzletágban.

például a HENKEL, a COCA-COLA, SCA, Mars, Bunge, Friesland

Több mint 75 cég pedig komolyan tesztel az átálláshoz a fejlesztések végrehajtása után, de rövidesen sokkal több cég lesz ebben a kategóriában is.

Természetesen más kereskedő cégek (például Auchan  stb.) felől is megfogalmazódik ugyanez az igény. Az ECR Magyarország Egyesület (lásd www.ecr.hu) aktívabb tagjai úgy érzékelik, hogy kezdik elérni a kritikus tömeget és a kritikus pontot az áttöréshez. A beszállítók között is több olyan vállalkozás van már, amelyek túl a sikeres teszteken vagy már készek vagy a következő félév végéig készen állnak a számlák EDI elektronikus formában és éles üzemben történő küldésére (például Henkel, Coca-Cola, Mars (Masterfoods), Bunge, stb.). Ez a lista néhány hónapon belül kiegészül még olyan nagy cégekkel mint az Unilever, Procter&Gamble, Kraft, Friesland, Beiersdorf, hogy csak a legnagyobbakat említsük.

Érdemes megjegyezni hogy már van olyan kereskedelmi lánc magyarországon az ECR Egyesület tagjai között, melynek beszállítóinak 50%-a EDI alapú számlázást folytat. Ez kiválóan érzékelteti, hogy 2009 -ban ez realitás  és olyan téma amivel foglalkozni kell. 

A Tesco például jelenleg is  legalább további 20 olyan beszállítót keres (nyilván elsősorban jelenlegi partnerköréből), akikkel az EDI elektronikus számlázás használatát mielőbb elindíthatja.

 
Az elektronikus számlázás hatalmas fordulatot hoz majd minden kereskedelemben érintett vállalat könyvelési és logisztikai munkájában. Szakértői prognózisok szerint nem lehetetlen, hogy a teljes fogyasztási cikk szektor számláinak forgalmát 2009-ban már 50 %-ban elektronikus úton fogják lebonyolítani. Ezeknek a terveknek a realitását az is alátámasztja, hogy a Magyarországgal hasonló fejlettségi szinten járó országokban - például Lengyelországban vagy Csehországban - ezek az arányok 55 % - 70 %-ig terjednek már most.

Előnyök

Milyen előnyök reményében tették meg az erre irányuló erőfeszítéseket a vállalatok? Természetesen a haszon reményében. Az elektronikus számlázás előnyei megnyilvánulhatnak a megtakarításokban:
- Ma egy papíron küldött számla teljes költsége 150-250 forint körül mozog átlagosan. Ha viszont a számla elektronikus úton kerül továbbításra, akkor az összköltség 10-20 forint közzé esik.
- Az elektronikus számlázás elterjesztésével a piaci szereplők évente összességében sok száz millió forintot és hosszabb távon tekintve pedig sok-sok milliárdot takarítanak majd meg.
- Az ellátási lánc szereplői között az adminisztratív munkavégzés elektronizálható és automatizálható, ezzel feleslegessé válik a papírmunka (megszűnnek a számlák tárolásából adódó papírhegyek), rövidebb ideig tart az adminisztráció és gyorsabb lesz a pénzmozgás is.

Feltételek
Az elektronikus számlázás hazai alkalmazását az alábbi szabályok illetve intézkedések teszik lehetővé:
1)•  az elektronikus számláról a 20/2004. (IV. 21) PM rendelet,
2)• 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól
3)• 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól
4)• 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról
5)• 263/2003. (XII. 24.) Korm. rendelet az önkéntes kölcsönös egészség- és önsegélyező pénztárak által finanszírozható szolgáltatásokról
6)• 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól
7)• 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről
8) az APEH felkészült a gyakorlati teendőkre, miszerint kidolgozta az elektronikus számlázáshoz szükséges új adóellenőrzési módszertant és az APEH-en belül megteremtette az ellenőrzés technikai feltételeit is; megkezdődött az APEH revizorok speciális felkészítése; az APEH vezetői legmagasabb szinten tekintették át az eredményeket és jelölték ki a további teendőket.

Az elektronikus számlázás alkalmazásában úttörő szerepük van a nagyvállalatoknak. A törvényi szabályozás megléte és az APEH felkészültsége nyomán viszont eljött az ideje annak is, hogy versenyképességük javítása érdekében a kis- és közepes vállalkozások is mérlegeljék és hasznosítsák az elektronikus számlázásból adódó előnyöket.

Eddigi tapasztalatok

Az egyes folyamatokat nem lehet elszigetelten kezelni, hanem célszerű úgy elektronikusan számlázni, hogy a rendeléseket is elektronikusan küldik egymásnak a vállalatok. Sőt a szállító levelek és az áruátvételi dokumentumok szabványának kidolgozása is terveink szerint hamarosan befejeződik, ezáltal ezen dokumentumok EDI-alapú továbbítására az átállás hamarosan megkezdődhet.

A másik tapasztalat az, hogy az elektronikus adatcsere (EDI) akkor biztosít még jelentősebb megtakarításokat, amennyiben pontosak a törzsadatok, illetve ezek gyorsan és egyszerűen tudnak eljutni minden felhasználóhoz.

A kevesebb tranzakciós mennyiséggel működők számára jó hír, hogy nem csak EDI-alapon történhet ez elektronikus számlázás és más hasonló adatcsere, hanem webalkalmazáson keresztül is (WebEDI, XML), ami lényegesen költséghatékonyabbá teheti számukra a bevezetést. 

Egy fontos tudnivaló, hogy az ECR tagok közösen megállapodtak abban, hogy a 2006. december után bevezetésre kerülő elektronikus dokumentumtípusokért (például elektronikus számla, elektronikus szállítólevél, elektronikus átvételi jegy, stb.) nem kérnek díjat a partnercégeiktől sem a bevezetésnél, sem az üzemelésnél.

Összefoglalás

Az elektronikus számlával kapcsolatban minden vállalkozásnak a mielőbbi bevezetés és megvalósítás érdekében gyors lépéseket kell tennie, ha meg kívánja őrizni versenyképességét. Sokáig úgy tekintettek a cégek erre a témára, mint valami távoli lehetőségre. Szeretnénk felhívni a figyelmet, hogy ez már itt, Magyarországon is napi realitássá vált.

Aki kimarad, az észre fogja venni, hogy lemarad és profitja szűkül. A versenytársakéhoz képest lassabbak, pontatlanabbak és nehézkesebbek lesznek az adminisztrációs folyamatai. Sokkal több időt kénytelen számla- és fizetésegyeztetésekkel tölteni, mint az, aki bevezette az elektronikus EDI folyamatokat. Továbbra is csak lassabban érkezik meg cégéhez a számlái kiegyenlítése, ha nem teszi meg ezt a fontos lépést az automatizálás felé. Ezzel jelentősen javíthatja működő tőke gazdálkodását.

Sőt, hosszabb távon az sem kizárt, a jövőben a beszállítás feltételévé válhat majd, hogy egy cég tud-e elektronikusan kapcsolódni partnereihez. (Nyugaton erre több példát is találunk.) Aki viszont az elején felismeri, hogy új korszakhoz értünk és együtt mozog a piaccal, annak sokkal kényelmesebbé és biztonságosabbá válik a működése, és jobb eredményeket érhet el.

Balogh Ferenc -főtitkár
ECR Magyarország Egyesület